Yazı İşleri Müdürü  : SEFER ALİ KARASU
   Yazı İşleri Personeli:
   Yazı İşleri e-mail     : yaziisleri@karakoyunlu.bel.tr

Genel Evrak Kalemi, Encümen Kalemi, Meclis Kalemi, Personel İşleri ve Evlendirme Memurluğu birimlerinden oluşan Yazı İşleri Müdürlüğü, çeşitli kurum, kuruluş ve vatandaşların  Belediye’ne evrak, dilekçe ve müracaatlarının, ilk kayıtlarını yapıp, ilgili birimlere zaman kaybına sebebiyet vermeden havale işlemlerini yapmıştır.

Belediye Müdürlük ve birimlerinden gelen yazışmalar ilgili adreslere zimmet veya posta yoluyla ulaştırılmıştır. Meclis ve encümen kararları, kurum içinde ilgili müdürlük ve birimlere gönderilmiş, lüzumu durumunda ilgili makam ve mercilere sevk edilmiştir.

Yazı İşleri Müdürlüğü; Genel Evrak, Belediye Meclisi ve Belediye Encümeni işlerini, Nikah Memurluğu ve Personel İşlemleri, Bütün Müdürlük ve birimlerin evrak işlemlerini yürütmekle birlikte Başkanlık makamının yazışmaları ile, Başkanlık Makamının direktifleri doğrultusunda resmi iş ve işlemleri ile Özel Kalem hizmetlerini de yerine getirmiştir.

A- GENEL EVRAK :

Belediyenin diğer Müdürlük ve birimlerinden gelen, kamu kurum ve kuruluşlarına, özel ve tüzel kişilere zimmet veya posta yoluyla gönderilen evraklarla, belediyemize diğer kamu kurum ve kuruluşlarından, özel ve tüzel kişilerden gelen evraklar zimmet ve posta yoluyla alınıp, ilk kayıtları yapılarak, belediye içindeki ilgili müdürlüklere yine zimmet usulü gönderilmiş, Müdürlüğümüzün ve diğer Müdürlüklerin, gelen ve giden evrakları bilgisayar ortamında kayıt işlemleri ve evrak kuryeliği Yazı İşleri Müdürlüğünce genel evrak birimi adı altında yapılmıştır.

Evrak ve dilekçeler, kayıt işlemleri yapılıp, üst makamların bilgisine sunularak, gereği ve bilgi için ilgili servislere zimmet usulü teslim edilmiştir.
 

B- MECLİS KALEMİ:

 Belediyende müstakil bir Meclis Kalemi olmayıp, karar organı olan belediye meclisinin faaliyetleri ve sekreterya hizmetleri Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından ürütülmektedir.

 Belediye Meclisi, 2009 yılı içerisinde, tatil ayı hariç  her ay düzenli olarak olağan toplantılar yapılmıştır. Toplantının gerekli ilanları yapılarak gündemleri kanun gereği, süresi içerisinde meclis üyelerinin adreslerine ulaştırılmıştır.
 

C- ENCÜMEN KALEMİ:

 Belediyende müstakil bir Encümen Kalemi olmayıp, Encümen faaliyetleri ve sekreterya hizmetleri Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından yürütülmektedir.

D- PERSONEL İŞLERİ:

 Belediyende müstakil bir Personel Müdürlüğü olmayıp, bu faaliyetler Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından yürütülmektedir.

657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 Sayılı İş Kanunu, 506 Sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu ve ilgili mevzuat, kararname, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak personel iş ve işlemleri yürütülmüştür.

Memur ve işçi personelin atama, terfi, yer değiştirme, ayrılma, nakil, emeklilik, izin, disiplin ve ilgili özlük işleri düzenli bir şekilde yapılmıştır.

Memurların 2009 yılı Yan Ödeme ve Özel Hizmet Tazminatlarına ait vizeleri ile geçici işçilerin 2009 yılı Mali Yılı Bütçe Kararnamesi gereği Kaymakamlık Makamından vizeleri alınmıştır.

Mesai takip cetveli düzenlenerek belediyede çalışan personelin mesaiye geliş ve gidişleri kontrol altına alınmıştır.

Müdürlük ve birimlerde çalışan personellere iş ve hizmetin yürütülmesinde mevzuat ve uygulamada yol gösterilmiş, yardımcı olunmuştur.
 

E- ÖZEL KALEM :

 Belediyende müstakil bir Özel Kalem Müdürlüğü olmayıp, bu faaliyetler Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından yürütülmektedir.

Dönemi içinde başkanlık makamının randevuları, toplantı, ziyaret ve gezileri planlanmış, sözlü ve yazılı talimatları ilgili müdürlük, birim, kişi ve kuruluşlara ileterek, sağlıklı ve etkili bir bilgi akışı sağlamıştır. Resim ve özel kurum ve kuruluşlarla görüşmelerin programlar dahilinde düzenli bir şekilde yapılması sağlanmıştır.

Başkanlığa iletilen istek ve şikayetlerin çözüme kavuşturulması için konu, ilgili müdürlük ve birimlere aktarılarak çözüme kavuşturulması sağlanmış sonuçları hakkında da ilgililere bilgi verilmiştir.

Başkanlığa yapılan tüm davetler, sözlü veya yazılı olarak cevaplandırılarak teşekkür ve kutlama mesajlarıyla ilgili şahıslara dönülmüştür.

Belediye içinde müdürlükler ve birimler arasında günlük rutin işlemler ve iletişim hızlandırılarak iş yoğunluğu ve bürokratik işlemlerin azaltılması sağlanmıştır.

Çeşitli konularda ilgililerle toplantılar yapılmış olup ,  Belediye personeli ile aylık toplantılar düzenlenmiştir.

Milli, Dini Bayramlar ve özel günlerde düzenlenen programlar ile sosyo-kültürel etkinliklerde gerekli alt yapı hizmetleri ve düzenlemeler yapılmıştır. Bu bağlamda faaliyet gösteren diğer kamu kurum ve kuruluşlara gerekli yardımlarda bulunulmuştur.